1. Was ist das ArchivPortal?

Eines für alles.
Ein leistungsfähiges digitales Archiv bildet die Grundlager aller modernen und effizienten Geschäftsprozesse. Mit dem ArchivPortal lassen sich Dokumente sicher, strukturiert und rechtskonform archivieren – und ebenso schnell wiederfinden.

Die Recherche nach Vorgängen gestaltet sich intuitiv und effektiv. Ob vollständige Vorgänge oder spezifische Belegtypen mit Historie – einfach die Vorgangsnummer eingeben, die erweiterte Suche nutzen, gezielt nach relevanten Dokumenten filtern oder sortieren. So behalten Sie stets den Überblick über alle Belege, egal ob aus der Vergangenheit oder in aktuellen Prozessen.

Zudem ermöglicht unsere Lösungsarchitektur eine nahtlose Verknüpfung aktueller Vorgänge aus unserem WorkflowPortal mit der automatischen Archivierung abgeschlossener Dokumente. Dies gewährleistet eine langfristige, transparente und sichere Dokumentenaufbewahrung. Das ArchivPortal kann alternativ auch als eigenständige Stand-Alone-Lösung verwendet werden – flexibel und unabhängig.

2. Die Funktionen unseres ArchivPortals

Effiziente Recherche & Benutzerfreundlichkeit

• Einfaches Suchen und Finden – durch intuitive Bedienoberfläche
• Volltextsuche & erweiterte Suchfunktionen – für präzise Ergebnisse
• Speicherbare Suchvorlagen – für wiederkehrende Abfragen
• Verknüpfte Belege – direkter Zugriff auf zusammengehörige Dokumente

Compliance & Revisionssicherheit

• Unveränderbarkeit – automatische validierung der belege schützt vor Manipulationen
• Lückenlose Historie – alles was mit einem Beleg während der gesamten Aufbewahrungszeit passiert, wird erfasst
• Einhaltung gesetzlicher Anfoderungen – rechts- und revisionssichere Archivierung nach DSGVO und GoBD

Maximale Flexibilität & Skalierbarkeit

• Zugriff hederzeit & von überall – standortunabhängig über jeden Browser
• Unterstützung aller gängigen Belegtypen & Dateiformate
• Nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme – über standardisierte Schnittstellen

Technische Schnittstellen & Datenbankanbindung

• Unterstützte Datenbanken – MSSQL, SQL-Express und MySQL
• REST API-Schnittstelle – zur Anbindung externer Systeme und Softwarelösungen

Individuelle Berechtigungskonzepte

• Umfassende Berechtigungskonzepte für Funktionen und Benutzerzugriffe
• Active Directory-Synchronisation – für die zentrale Benutzerverwaltung

Optimale Integration in Geschäftsprozesse

• Automatische Ablage von Dokumenten – mit vollständigem Protokoll und Historie
• Direkter Aufruf archivierter Dokumente aus dem WorkflowPortal
• Individuelle Kategorien & Attributverwaltung

3. Ihre Vorteile auf einen Blick

✅ Maximale Effizienz – alle Dokumente auf Knopfdruck verfügbar

✅ Erhöhte Sicherheit – revisionssichere und manipulationsfreie Archivierung

✅ Optimale Verfügbarkeit – flexibler Zugriff von jedem Gerät und Standort

✅ Intelligente Automatisierung – nahtlose Integration in digitale Workflows

✅ Langfristige Transparenz – schnelle Recherche durch leistungsfähige Suchfunktionen

4. Galerie

Oberfläche des ArchivPortal V1.8

Beispielbeleg im ArchivPortal V1.8

Preview-Feld im ArchivPortal V1.8