1. Was ist der DPC?
Die universelle Belegsteuerung.
Dokumente aus digitalen oder analogen Quellen automatisch abrufen und an beliebige Ziele weitersenden, Daten aus Belegen extrahieren, strukturiert und effizient zur Verfügung stellen oder Dokumente aus Vorlagen und dynamischen Daten erzeugen: All dies und vieles mehr erledigt unser DPC automatisch und weitgehend unbemerkt im Hintergrund – alles, um Ihre Geschäftsprozesse nahtlos zu automatisieren und zu optimieren.
2. Wie funktioniert der DPC?
Der Document Processor CORE (DPC) verarbeitet Dokumente und Daten jeglicher Art mittels konfigurierter digitaler Arbeitsabläufe (Workflows). Neben Schnittstellen stehen umfassende Möglichkeiten der Anwenderinteraktionen mittels Browser-Portal zur Verfügung. Der DPC arbeitet stabil auf einer Windows Server-Platform, ist modular und skalierbar.
Die größten Herausforderungen durchgängiger digitaler Verarbeitung und Kommunikation sind insbesondere die Überwindung von Medienbrüchen, Nutzung von Schnittstellen zwischen Programmen und die Verfügbarmachung jeweils passender Informationen zu Vorgängen.
Der Document Processor CORE setzt an diesen Baustellen an.
Medienbrüche überwinden
Ein Medienbruch liegt vor, wenn gedruckte oder manuell erfasste Informationen nochmals in einem Programm eingegeben werden müssen. Der Document Processor CORE verfügt neben einer leistungsfähigen mobilen Komponente, die Medienbrüche gar nicht erst entstehen lässt, über vier Verfahren zur Auslesung (Capturing) von Belegen. Ergänzend unterstützen Plausibilitätsprüfungen sowie Zugriffe auf Datenbanken (Schnittstellen) die Validität gewonnener Informationen.
Schnittstellen verwenden:
Daten werden in Unternehmensanwendungen erzeugt oder dort weiterverarbeitet. Manuelle Erfassung ist dabei zeitaufwändig und fehleranfällig. Schnittstellen stellen automatisierte Datenübergaben in unterschiedlicher Detailtiefe mit verschiedenen Mechanismen zur Überwachung dar.
Der Document Processor CORE unterstützt sämtliche gängige Verfahren:
- API, individuelle Schnittstellen von Anwendungen
- WebService und REST
- Dateiaustausch (xml, csv, txt uvm.)
Informationen verfügbar machen:
Häufig wird für die Bearbeitung eines Vorgangs weiterer Kontext benötigt. Der Document Processor CORE liefert dem Anwender benötigte Daten und Belege aus führenden Systemen, Datenbanken und Archiven reibungslos ohne Zusatzaufwand für den Bearbeiter.
Digitalisierung:
Unter Digitalisierung versteht man allgemein die Aufbereitung von Informationen zur Verarbeitung oder Speicherung in einem digitalen System. Die Informationen liegen dabei in beliebiger analoger Form vor und werden dann, ggf. über mehrere Stufen, in digitale Daten umgewandelt.
Der häufigste Fall dürfte der Scan von Belegen sein, jedoch auch die Erstellung von Fotos oder Sprachaufnahmen.
Die Vorteile der Digitalisierung sind:
- Nutzung in Datenverarbeitungssystemen
- Maschinelle und damit schnellere Verarbeitung und Verbreitung
- Verfügbarkeit und Durchsuchbarkeit der Informationen
- Geringer Platzbedarf bei der Speicherung
Die Digitalisierung ist Voraussetzung für die Vermeidung von Medienbrüchen, die Nutzung von Schnittstellen und die zeit– und ortsunabhängige Bereitstellung von Informationen.
Automatisierung:
Unter Automatisierung versteht man das selbständige, zielorientierte Handeln von digitalen Systemen. Der Document Processor CORE ist ein solches digitales System, mit dem Unternehmensabläufe in digitale Prozesse „übersetzt“ werden können. Dazu stehen eine Vielzahl an technischen Funktionen zur Verfügung.
Diese sogenannten digitalen Workflows decken unterschiedliche Unternehmensbereiche ab:
- Eingehende Belege per Post und Email
- Ausgehende Belege aus Unternehmensanwendungen
- Interne Belege zur Prozesssteuerung
- Mobile Vorgänge
- Produktionsbegleitung
- Servicevorgänge
- Personalbelege
- Digitale Aktenführung
- Revisionssichere Archivierung von kaufmännischen Belegen
Capturing: Belegauslesung und Belegerkennung (Scan, Druck, Email)
Aus Dokumenten werden relevante Informationen für den weiteren Prozessablauf gewonnen.
Es stehen dafür mehrere Verfahrensweisen zur Verfügung:
- OCR mit Zonenlesung
- FreiFormErkennung für Eingangsrechnungen, Bestellungen u.ä.
- CapurePortal, lernende Portalanwendung (coming soon)
- KI-Anwendung
- Barcode-Erstellung und Barcode-Auslesung
Verarbeitungsprozesse:
Zur Steuerung von Belegen und Abläufen bietet der Document Processor CORE eine Vielzahl von Verarbeitungsmodulen, unter anderem aus diesen Bereichen:
- Workflow-Management (Steuerung von Vorgängen)
- Output-Management (Steuerung Ausgabegeräte, Kuvertierer, E-Mail)
- Formular-Management (elektronische Formulare, Briefpapier, Logos etc.)
- Beleg-Management (Dokumente trennen, sortieren, zusammenstellen etc.)
- eSignature (fortgeschrittene Signatur)
Schnittstellen, Datenbanken und Barcodes:
Viele prozessrelevante Daten liegen bereits maschinenlesbar in Datentabellen oder Dateien vor und können zielgerichtet nutzbar gemacht werden. Barcodes können eine Vielzahl von Informationen auf Papier transportieren und zur Verfügung stellen.
WorkflowPortal (Browser) – lokal oder cloudbasiert:
Das WorkflowPortal des Document Processor CORE ist eine zentrale Komponente für die aktive Einbindung von Anwendern. Verwendbar mit allen gängigen Browsern bietet die Oberfläche nahezu unbegrenzte Möglichkeiten in der Prozesssteuerung und Kontrolle. Die Verwaltung der User erfolgt über Ihr Active Directory.
ArchivPortal (Browser) – lokal oder cloudbasiert:
Die Archivierung von Belegen und die Dokumentation von Vorgängen ist eine grundlegende Funktion des Document Processor CORE. Sollte noch kein digitales Archiv im Einsatz sein, stellt der Document Processor CORE ein revisionssicheres Archivsystem zur Verfügung.
Technologische Darstellung:
Der Document Processor CORE wird auf einem Server installiert und mit der grafischen Oberfläche „Builder“ konfiguriert. Die so erstellten Workflows werden als Dienste auf dem Server ausgeführt. Nähere technische Daten finden Sie unter support.upload24.de.
Die üblicherweise verbundenen Systeme sind:
- Multifunktionsgeräte, Drucker und Scanner
- mit der Software-Anwendung enCore (Device Control)
- alle Systeme aller Hersteller
- Mobile Endgeräte (Notebooks, Tablets, Smartphones)
- Unternehmensanwendungen
- ERP, Warenwirtschaft, Branchenanwendung
- Finanzbuchhaltung, Bankingsoftware
- Personalsoftware
- Systeme zur Kommunikation
- Email und Portale
- eSignature
- Kuvertier– und Frankiersysteme
- Digitales Belegarchiv und Verzeichnisse
3. Galerie
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