1. Was ist das SmartKit

Aus vielen Quellen. Für alle Daten.
Für die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist es fast immer erforderlich, zielgerichtet Informationen aus Dokumenten auszulesen.

Zu diesem Zweck nutzen wir eine intelligente Kombination aus drei verschiedenen Techniken, um alle benötigten Einzelinformationen aus jedem Dokument zu ermitteln. Zunächst liest unsere leistungsstarke FreiForm-Erkennung eindeutige Merkmale (z.B. die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten) aus dem Dokument aus. Unser Document Processor ermittelt dann, ob zu diesem Lieferanten schon ein Rechnungstemplate existiert, also eine Vorlage, mit der alle Details des Dokuments, inkl. der einzelnen Rechnungspositionen, ausgelesen werden können. Ist dies der Fall, wird das Template genutzt und die ausgelesenen Daten direkt und automatisch an die entsprechenden Felder unseres WorkflowPortals übergeben.

Gibt es (noch) kein passendes Template, kommt eine leistungsfähige KI zum Einsatz, die mittels spezieller Algorithmen die Detailinformationen des Dokuments, ebenfalls inkl. aller Positionsdaten, ausliest und den entsprechenden Datenfeldern zuordnet. Über eine Schnittstelle werden diese Daten dann, wie beim Auslesen mittels Template, an unser WorkflowPortal übergeben. Alle für den digitalen Arbeitsablauf relevanten Daten des Dokuments sind somit bereits automatisch ausgelesen und korrekt zugeordnet. Manuelle Erfassung, Vertipper und Zahlendreher sind damit endgültig Geschichte.

Natürlich ist das SmartKit auch für die seit dem 01.01.2025 in Deutschland im B2B-Bereich verpflichtende E-Rechnung vorbereitet. Die Erfassung aller Daten aus einer elektronischen Rechnung, egal ob XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format und die Übergabe ans Workflow-Portal erfolgen dabei ebenfalls vollautomatisch. Sollte die eingehende Rechnung nur als Datensatz ohne begleitendes PDF vorliegen, erzeugt unser SmartKit aus den Daten direkt eine übersichtliche Visualisierung dieser Rechnung und zeigt diese dann wie gewohnt im WorkflowPortal als Dokument an. Und falls Ihr ERP-System nicht in der Lage sein sollte, E-Rechnungen nach den gesetzlichen Vorgaben zu erstellen, kann unser SmartKit auch diese Aufgabe übernehmen. Es erzeugt aus den Rechnungsdaten Ihres Systems eine XRechnungs- oder ZUGFeRD-Datei und kann diese dann an definierte Empfänger versenden – gesetzeskonform und vollautomatisch.

Übrigens ist der Document Processor in der Lage, all diese Barcodes auch aus Ihren Daten zu erzeugen und ergänzend auf Ihre eigenen Dokumente automatisch und „on-the-fly“ zu drucken. Spezielle Dokumente und besondere Anforderungen decken wir ebenfalls mittels optimierter Templates ab. Egal, ob die auszulesenden Informationen immer an derselben Stelle auf den Dokumenten stehen oder ihre Position zusammen mit der ihres Umfelds häufig variiert, mit den Templates im SmartKit ist Ihr System auf alle denkbaren Varianten vorbereitet.

2. Wie funktioniert das SmartKit

Coming soon…

3. Galerie

Ausgelesene E-Rechnungs-Datei