Für die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist es fast immer erforderlich, zielgerichtet Informationen aus Dokumenten auszulesen.

Zu diesem Zweck nutzen wir eine intelligente Kombination aus drei verschiedenen Techniken, um alle benötigten Einzelinformationen aus jedem Dokument zu ermitteln. Zunächst liest unsere leistungsstarke FreiForm-Erkennung eindeutige Merkmale (z.B. die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten) aus dem Dokument aus. Unser Document Processor ermittelt dann, ob  zu diesem Lieferanten schon ein Rechnungstemplate existiert, also eine Vorlage, mit der alle Details des Dokuments, inkl. der einzelnen Rechnungspositionen, ausgelesen werden können. Ist dies der Fall, wird das Template genutzt und die ausgelesenen Daten direkt und automatisch an die entsprechenden Felder unseres WorkflowPortals übergeben.

Gibt es (noch) kein passendes Template, kommt eine leistungsfähige KI zum Einsatz, die mittels spezieller Algorithmen die Detailinformationen des Dokuments, ebenfalls inkl. aller Positionsdaten, ausliest und den entsprechenden Datenfeldern zuordnet. Über eine Schnittstelle werden diese Daten dann, wie beim Auslesen mittels Template, an unser WorkflowPortal übergeben.

Alle für den digitalen Arbeitsablauf relevanten Daten des Dokuments sind somit bereits automatisch ausgelesen und korrekt zugeordnet. Manuelle Erfassung, Vertipper und Zahlendreher sind damit endgültig Geschichte.

Überall dort, wo Sie selbst erzeugte Dokumente später wieder zurückerhalten und einscannen (Lieferscheine, Protokolle etc.) empfiehlt sich zudem der Einsatz von Barcodes. Dazu liest unser CaptureKit die Informationen aus allen gängigen ein- und zweidimensionalen Barcodes aus, wie 2of5, 3of9, EAN-13, Code128 oder DataMatrix, PDF417 oder QR-Code. Der Inhalt des Barcodes wird dann zur automatischen Steuerung und weiteren Verarbeitung des Dokuments verwendet. 

Übrigens ist der Document Processor in der Lage, all diese Barcodes auch aus Ihren Daten zu erzeugen und ergänzend auf Ihre eigenen Dokumente automatisch und „on-the-fly“ zu drucken.

Spezielle Dokumente und besondere Anforderungen decken wir ebenfalls mittels optimierter Templates ab. Egal, ob die auszulesenden Informationen immer an derselben Stelle auf den Dokumenten stehen oder ihre Position zusammen mit der ihres Umfelds häufig variiert, mit den Templates im CaptureKit ist Ihr System auf alle denkbaren Varianten vorbereitet.